D’acord amb el Codi de l’Administració, les persones que es relacionen amb les administracions públiques poden actuar per si mateixes o mitjançant un representant. Concretament, l’article 104 estableix que qualsevol persona amb capacitat d’obrar pot actuar per mitjà de representant.
En aplicació d’aquests principis, les persones físiques i jurídiques poden actuar davant el Comú directament o mitjançant un representant degudament autoritzat. La representació permet que una tercera persona actuï en nom del representat per presentar sol·licituds, aportar documentació, rebre notificacions o consultar l’estat dels expedients.
Tipus de representació
Representació de persones físiques
Una persona física pot autoritzar un tercer perquè actuï en el seu nom davant el Comú. Aquesta autorització s’ha d’acreditar mitjançant un document de representació signat pel representat, on s’indiqui clarament:
- les dades d’ambdues parts,
- l'abast de la representació (per a un tràmit concret o per a tots els tràmits administratius), i
- la conformitat per rebre notificacions en nom del representat.
Pels actes o gestions de pur tràmit, com aportar documentació o consultar un expedient, la representació es presumeix, i no cal aportar cap document específic.
Representació d'empreses o entitats jurídiques
Quan el representat és una persona jurídica, cal fer ús del certificat electrònic de representant o aportar el document acreditatiu de la seva condició.
El representant pot ser:
- una persona amb poder general o especial inscrit en el registre corresponent, o
- una persona autoritzada específicament mitjançant el formulari d’autorització de representació.
Acreditació de la representació
La representació es pot acreditar de les maneres següents:
- Mitjançant el formulari d’autorització del Comú, degudament emplenat i signat pel representat. Aquest model permet autoritzar un representant per realitzar qualsevol tràmit administratiu davant el Comú, inclosa la recepció de notificacions.
- Mitjançant document notarial o poder suficient, si així ho requereix la naturalesa del tràmit.
- Mitjançant certificat digital de representant, en cas d’actuar telemàticament. El certificat electrònic garanteix la identitat del representant i la seva vinculació amb el representat.
En el cas d’actuacions que impliquin formular reclamacions, desistir d’instàncies o renunciar a drets, caldrà acreditar la representació amb un document públic, document privat amb signatura legitimada notarialment o poder apud acta, d’acord amb el que estableix l’article 104 del Codi de l’Administració.
Abast de la representació
Si no s’indica el contrari, la representació s’entén atorgada per a tots els tràmits administratius davant el Comú, incloent-hi la presentació de sol·licituds, l’aportació de documentació, la consulta de l’estat d’un expedient o la recepció de notificacions.
El Comú pot sol·licitar en qualsevol moment la documentació acreditativa de la representació per verificar-ne la validesa.